Web 会議 業務の効率化にご利用下さい！
Web 会議システムを業務フローに組み込む
これからは、仕事のやり方変わります。景気は上向きですが、だからこそ今コストに敏感になっておかなければ成りません。会議時間の短縮は、決断力の迅速化につながります。
Web会議システムは、ワークフローに組み込まれます。これから始まるSOX法対策の一つに、業務フローの整備があります。例えば一定以上の売上には上長の承認が必要になります。システムで伝票を回覧させる仕組みはこれまでもありましたが、緊急時にはWeb会議システムで承認後、伝票転送すると、迅速な決済が可能になります。
Skypeと何が違うのか？
良くある質問にSkypeと何が違うのか？と言う問い合わせです。基本的にSkypeは電話から発展した、コミュニケーションツールです。これに動画の仕組みを最近になって付け加えました。確かにSkypeは登録者同士であれば無料ですが、他の電話には有料になります。
一方Webテレビ会議システムのnice to meet youは、初めからテレビ会議をインターンネットで活用する為に開発されています。また技術でMacromediaのFLASH技術を使っています。ここでまず生い立ちの違いをご理解下さい。
次が大きな違いです。SkypeはP to Pと言う技術を使用して、接続しているPC、そう使っているあなたのパソコンを踏み台にします。従って一旦接続すると他の電話の通路になる可能性が在るわけです。そのためコンピュータメーカーでは、利用を禁止しています。セキュリティーに敏感な企業であれば、利用を禁止しています。
nice to meet youWebテレビ会議システムは、ASPですのでブラウザーが在れば、MacでもWindowsでも世界中で利用できます。またインターネットを伝送路に使いますので、当然通話料も無料です。しかし決定的に違うのは、接続が許された人同士だけの接続になります。従って意図的な侵入を試みても、独自のセキュリティー技術を解析しなければできません。
一見無料で機能も同じように見えるSkypeですが、内部統制が厳しくなる今、ますます利用を禁止する企業が逆に増えています。個人の利用は自由ですが、先ほどご説明したように、自分のPCも他人の通話に使われている事を考えると、一種侵入されているわけですから、会社の情報が漏洩される可能性が、全くないとは言えません。
個人的には、素晴らしい技術だと思っていますが、セキュリティーのコンサルティングを実施している私は、現状ではお勧めできません。Spkypeを利用するためには、企業内にネットワーク管理者を常駐させ、特定のポートだけを許した上で、セキュリティーシステムのしきい値を上げ下げしながら、検証が必要になります。利用するPCのIPを固定することも必要です。
これを実施するコストを考えますと、電話代が無料に成ることよりも、セキュリティーコストが高くなる可能性がありますので、慎重な意思決定が必要です。
「遠隔だからこそできる授業を」、岐阜大学がWEBコミュニケーション・システムでインターネット講義
教育現場において、Webコミュニケーション・システムの利用が活発化されています。Macromedia Breezeは、動画を専門としたメーカーだけに
、相当良いできに成っています。実は私が推奨している＜nice to meet you＞WebシステムもFLASH技術を使っており、相当使いやすくなっています。
またこれらのシステムを利用するときは、ランニングコストを念頭におく必要があります。前者は確かにマネジメント総研で、調査した時点では、かなりのポイントを上げたシステムです。大手企業には、サポートも期待できますし最適かも知れません。しかし中堅企業以下の規模では、重荷になるかも知れません。何故ならASPサービスが無いからです。＜nice to meet you＞は、その点ASPシステムで、サーバーは、米国・国内２カ所・シンガポール・さらに中国用まで用意してあります。
使われる企業規模に応じて、選択されるのがベターです。「Macromedia Breeze」に関しましても、ご案内ができますので、ご質問があればご連絡下さい。
「Macromedia Breeze」の動画導入事例です。
「岐阜大学は2006年度より、通信制大学院の授業において、アドビシステムズのWebベースのコミュニケーションプラットフォーム「Macromedia Breeze」を用いたインターネット型遠隔教育を本格的に実施していく。
Macromedia Breezeは、Flashテクノロジをベースにインタラクティブなコンテンツのやり取りやビデオ配信などを行える、総合的なコミュニケーションのための製品群だ。e-ラーニングの分野に活用すれば、オンデマンドとライブ、両方の形式の配信をシームレスに行うことができる。
岐阜大学では1997年度より、テレビ会議システムで飛騨高山や熊本県のサテライト教室を結ぶ形式で、遠隔授業への取り組みを開始。その経験を踏まえて2004年以降、全学的なLMS（Learning Management System）の整備を進めるとともに、インターネットを活用した遠隔授業をゼミなどで試験的に利用してきた。
2006年度からは、学校教育／カリキュラム開発専修の少人数指導において、サテライト型とBreezeを用いたインターネット型の遠隔授業を採用。翌年度は対象コースをさらに拡大し、本格的に実施していく計画だ。
この遠隔授業の主な対象は、学校に勤務しながら研究に取り組む教員だ。「自宅や職場から、いつでも自由に大学院の授業を受けられるようにしたい。その中核としてBreezeを採用した」（岐阜大学総合情報メディアセンターの加藤直樹教授）。同時に「教育の質をより高めていく『エンリッチメント』も重要な課題。働きながら学んでいることをメリットにできるよう、遠隔だからこそ可能な教育を自宅や職場に拡大していきたい」と言う。」
WEB 会議＜nice to meet you＞大幅バージョンアップ！！
これらに伴い、ウェブテレビ会議システムのインターフェイスも一新！nice to meet youのインターフェイスは、操作性はもちろん、皆さまに「使いやすい」と思っていただけるようなものを目標に作られてきました。今回、「もっと分かりやすく」「もっと使いやすく」というお客様の声にお応えし、一層操作性の高いインターフェイスへと生まれ変わりました。
N2MYSharing2では、これまでのシェアリングよりも相手側のデスクトップ画面を鮮明に映し出すことができ、操作に対する反応もよりスムーズになっております。シェアリングを利用することで、相手しか持っていないアプリケーションを操作しながら、その場でデータを修正することも簡単に可能です。軽やかな動作の新N2MYSharingでストレス無く会議が進められます。
WEB 会議でセキュリティー・システムを ！
このシステムが会議以外の用途に利用されていることは、ご存じだと思いますが、「セキュリティー・システム」にも位置付けられています。つまりこのシステムはインターネットを利用したコミュニケーション・ツールですから、画像・音声・データ通信の機能を持つシステムと言えます。
この機能は、単に会議だけに利用されるものではなく、およそコミュニケーションを取る必要がある事態のすべてに活用することが出来るわけです。ですから、震災などが起きた場合でも、インターネットにつなぐことさえ出来れば、テレビ電話（携帯）ともコンタクトを取ることができます。海外での事故にでもこの仕組みがあれば対応が出来るわけです。震災で一番活躍していたのがインターネットであることはご存じのことと思います。
このように、通常は会議で使ってコストダウンや意思疎通に備え、緊急時にはネットを介して指示命令が可能になるわけです。一度使ったら手放せません。このような環境を本当の意味でインフラと呼ぶのではないでしょうか。是非Web会議システムで、緊急連絡網を構築してください。リアルで正確な判断が可能になります。無線ＷＥＢカメラも用意しておくと便利です。
WEB 会議でここまでできる！
上の画面をご覧下さい。各国のメンバーが映っています。こんな事を手軽に出来るようになったのは、高額は専用線ではなく、実質上無料のインターネットを利用しているからです。だからどこに相手がいても、机の隣にいるような感覚で、すぐに議論が始められます。もちろん自分が外出先であっても、ミーティングができます。
このWeb会議システムはブイキューブが開発したもので、ご覧頂くとお分かりのように、非常にわかりやすい画面構成になっています。
画面には一度に10人入れます。オーディエンス機能を使うと50人まで参加できます。
セキュリティーも万全です。Flashでおなじみのmacromedia社（Abobe社に2005年12月合弁）との共同開発した独自の技術を利用しています。その為インターネット上で使ってもデータは極めて安全、且つスムーズに使うことができます。
便利な機能としては、ホワイトボード機能があります。上の画面中央に資料などを出すことができます。MS-OfficeやPDFデータがダイレクトにアップロードできます。また参加者どうしで、ドキュメントのアップ＆ダウンロードも可能です。ここで扱うデータは、通常メールで送れないような大きなファイルが送信できます。
その他、低速な携帯電話(FOMAなど)のテレビ電話機能で、この会議室に参加することができます。さらには、お客様まで参加していただくことも出来るのです。
■ 上記の機能を使って、ワークフローの弱点をカバー
これは、何を意味しているのかと言いますと、これまでのワークフローは、現行業務の流れをシステムに移管する役目を担っていましたが、そのプロセスは現実にはフレキシブルで、システムには乗せきれない部分がありました。その為、運用でカバーしていたのですが、今回の会社法しかり、日本版ＳＯＸ法しかりで、内部統制機能をプロセス単位に実現する必要性が出てきました。
しかし、大半の業務はワークフローに乗せるべく標準化すれば、大部分の対応は済みますが、やはり取引の駆け引きはシステム上でカバーしきれません。そこでワークフローのカバーできない、業務手続きにＷｅｂ認証システムを導入します。と言ってもここでご紹介しているＷｅｂ電子会議システムで十分です。承認者がどこに居ても、ＰＣで顔を見て確認する事が可能な上に、書類まで電送できます。それが海外に居ても可能なのです。ここまでするのは、責任の所在を明確にするためです。
これにより、ワークフローの承認規定に「Ｗｅｂシステムでの承認手続き」を追加しておけば、内部的な牽制が働いていることが証明されます。勿論、その時のやり取りは録画できますから、証拠能力は十分あります。従って、全てをシステムにおんぶするのではなく、人間系をＷｅｂシステムで代用して、効率化と、正当性を明確にする事ができる訳です。
